Voor toegang tot persoonsgegevens en de uitwisseling van persoonsgegevens tussen diverse bevoegde instanties heeft het lokaal bestuur een algemene/individuele machtiging of een protocol (tussen overheden) nodig.
Het lokaal bestuur Heuvelland beschikt over volgende machtigingen:
- "FO nr. 04/2017 9 maart 2017 (Recente kadastergegevens) Beraadslaging over het verlenen van een algemene machtiging aan de Vlaamse steden en Gemeenten, om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (""AAPD"") voor toepassing van diverse bepalingen onder de Vlaamse reglementering door de steden en gemeenten"
- "RR nr. 13/2013 13 februari 2013 (Rijksregistergegevens van niet-inwoners) Aanvraag van de VVSG ten behoeve van de gemeenten om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken"
- "RR nr. 28/2009 18 mei 2009 (Rijksregistergegevens voor bibliotheken) Aanvraag van Bibnet ten behoeve van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister voor identificatie en beheer van hun leden"
- Alle gemeenten en provincies hebben toegang tot de mededeling van het recht op verhoogde tegemoetkoming uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), door een algemene machtiging van het Sectoraal Comité Sociale Zekerheid: ASZ 029/2001.
Het lokaal bestuur Heuvelland beschikt over volgende protocollen:
- Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid (AZG) naar het lokaal bestuur Heuvelland in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid (handhaving quarantainemaatregelen COVID-19 door het gemeentebestuur)
- Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het gemeentebestuur Heuvelland en OCMW Heuvelland in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid (inschakelen van het OCMW bij de handhaving quarantainemaatregelen COVID-19)
- Protocolakkoord betreffende de gemeentelijke administratieve sancties voor licht gemengde inbreuken en inbreuken verkeer van 30 september 2021
- Het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap Justitie en de gemeente in het kader van de toegang tot het Vlaams handhavingsplatform. (GR 25.03.2024)
- Het Protocolakkoord bestuurlijke handhaving criminaliteit en (on)veiligheid (GR 25.03.2024)
- Het samenwerkingsprotocol domiciliefraude tussen de stads- en gemeentebesturen Heuvelland, Ieper, Langemark-Poelkapelle, Mesen, Moorslede, Poperinge, Staden, Vleteren, Wervik, Zonnebeke, de gerechtelijke overheden Federale Overheidsdienst Justitie, de sociale bouw & huisvestingsmaatschappijen De Leie CVBA/SO, De Mandel CVBA/SO, Ons Onderdak CVBA/SO, SVK Woonsleutel VZW, SVK Regio Roeselare VZW en de Lokale Politiezone Arro Ieper (GR 27.04.2020)
- Het protocol gegevensverwerking VL-HVT voor de wederzijdse elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het agentschap binnenlands bestuur, het agentschap wonen in Vlaanderen en gemeente en het OCMW Heuvelland in het kader van de Vlaamse Huisvestigingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne,
om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen (VB 12.06.2024)
