Twee categorieën van activiteiten/evenementen

Niet-publiek toegankelijke activiteiten/evenementen
- Zoals bijvoorbeeld privé feesten of een reguliere activiteit van een vereniging of club.
Meestal wordt hierbij gewerkt met een persoonlijke uitnodiging.
Hiervoor is er geen goedkeuring nodig, tenzij je bijkomende vergunningen nodig hebt (omdat je bijvoorbeeld openbare parkeerplaatsen inneemt).
Publiek toegankelijke activiteiten/evenementen
- Zoals bijvoorbeeld eetfestijnen, fuif, rommelmarkt, kermis, georganiseerde recreatieve tochten,...
Een publiek toegankelijke bijeenkomst voor meer dan 100 aanwezigen (toeschouwers en deelnemers)
* op openbaar of privédomein
of
* die specifieke vergunningen vereist (tijdelijk verkeersreglement, geluidsafwijking,...).

Wanneer aanvragen?

Een evenement moet minstens twee maanden op voorhand aangegeven worden bij de dienst evenementen.
Voor wielerwedstrijden is dit minimum 14 weken op voorhand volgens het wielerdecreet van 28 juni 2019.

Plan je een evenement in juli, augustus of september? Dan doe je best je aanvraag minstens drie maanden op voorhand, omwille van de verlofperiodes.

Hoe aanvragen?

De aanvraag kan uitsluitend digitaal ingediend worden via het evenementenplatform EagleBe.

Tip! Wanneer je je aanvraag volledig doorgeeft, verloopt de afhandeling vlotter en bekom je snel de nodige beslissingen (bvb toevoegen van een situatieplan, parcours, programma's,...).
Na aanmelding behandelen we je aanvraag, verzamelen we de nodige adviezen en brengen we jou als organisator op de hoogte van de beslissing.

Zit je als organisator met vragen over je event? Is niet alles duidelijk of weet je niet welke stappen te volgen? Neem zeker contact op met de dienst evenementen voor meer informatie of om een afspraak te maken.

Tip! Plan je een tocht offroad (mtb-, gravel-, paarden-, wandeltocht)? Hou dan rekening met de Kwetsbaarheidskaart Heuvelland bij het uitstippelen van het parcours. Loopt deze door één van de natuurgebieden (Agentschap Natuur en Bos, Natuurpunt, Provincie West-Vlaanderen) dan is hiervoor een afzonderlijke toelating vereist. Voor offroad fietstochten: ontdek op de Kwetsbaarheidskaart Heuvelland welke paden niet of onder voorwaarde aangedaan mogen worden.